Как ведется делопроизводство тсж

Как ведется делопроизводство ТСЖ

К нам на сайт часто поступают вопросы о различных сферах применения электронного документооборота.  Вот, например, недавно мы получили вопрос от читателя:

Здравствуйте! Хотелось бы рассмотреть возможность создания СЭД для ТСЖ. Реально это? Насколько это будет затратно? Какие существуют программные и организационные решения для этого? Как можно, и возможно ли, организовать в ТСЖ с учетом ограниченности денежных средств, которые поступают от собственников жилых помещений.

Определим понятия

Для полного рассмотрения вопроса перевода документации ТСЖ в электронный вид определим, что же такое ТСЖ? По организационно-правовой форме ТСЖ – некоммерческая организация.

  • Согласно статье 135 Жилищного кодекса Р Р¤ (далее – Р–Рљ Р Р¤) товариществом собственников жилья (далее – РўРЎР–) признается РІРёРґ товариществ собственников недвижимости, представляющий СЃРѕР±РѕР№ объединение собственников помещений РІ многоквартирном РґРѕРјРµ для:
  • ●    совместного управления общим имуществом;
  • ●    обеспечения владения, пользования Рё распоряжения РІ установленных законодательством пределах;
  • ●    осуществления деятельности РїРѕ созданию, содержанию, сохранению Рё приращению имущества;
  • ●    предоставления коммунальных услуг лицам, пользующимся РІ соответствии СЃ настоящим Кодексом помещениями РІ данных многоквартирных домах или данными жилыми домами;
  • ●    осуществления РёРЅРѕР№ деятельности, направленной РЅР° достижение целей управления многоквартирными домами либо РЅР° совместное использование имущества.
  • Товарищество собственников жилья является юридическим лицом СЃ момента его государственной регистрации, имеет печать СЃРѕ СЃРІРѕРёРј наименованием, расчетный Рё иные счета РІ банке, РґСЂСѓРіРёРµ реквизиты.
  • Статья 138 Жилищный кодекс Р Р¤ определяет обязанности РўРЎР–, РІ которые, РІ частности, РІС…РѕРґРёС‚:
  • ●    управление многоквартирным РґРѕРјРѕРј;
  • ●    обеспечение соблюдения прав Рё законных интересов собственников помещений РІ многоквартирном РґРѕРјРµ;
  • ●    представление законных интересов собственников помещений РІ многоквартирном РґРѕРјРµ, связанных СЃ управлением общим имуществом РІ данном РґРѕРјРµ, РІ том числе РІ отношениях СЃ третьими лицами;
  • ●    ведение реестра членов товарищества (необходимо ежегодно РІ течение первого квартала текущего РіРѕРґР° направлять РєРѕРїРёСЋ этого реестра РІ органы исполнительной власти субъектов Р РѕСЃСЃРёР№СЃРєРѕР№ Федерации, указанные РІ части 2 статьи 20 Р–Рљ Р Р¤);
  • ●    представление РІ уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Р РѕСЃСЃРёР№СЃРєРѕР№ Федерации РІ течение трех месяцев СЃ момента государственной регистрации внесенных РІ устав товарищества изменений заверенных председателем товарищества Рё секретарем общего собрания членов товарищества РєРѕРїРёСЋ устава товарищества, выписку РёР· протокола общего собрания членов товарищества Рѕ принятии решения Рѕ внесении изменений РІ устав товарищества СЃ приложением заверенных председателем товарищества Рё секретарем общего собрания членов товарищества РєРѕРїРёР№ текстов соответствующих изменений.

Документы в деятельности ТСЖ

  1. В ходе своей деятельности ТСЖ формирует и работает с большим количеством документов, разделим все документы на группы по их назначению:
  2. ●    Учредительные документы;
  3. ●    Договорные документы;
  4. ●    Организационно-распорядительные документы;
  5. ●    Кадровые документы;
  6. ●    Документы бухгалтерской Рё налоговой отчетности;
  7. ●    Официальная переписка.

Учредительные документы

  • Рљ учредительными документам отнесем РІСЃРµ те, что необходимы для государственной регистрации юридического лица:
  • ●    заявление Рѕ государственной регистрации (составляется РїРѕ форме Р 11001);
  • ●    протокол общего собрания собственников многоквартирного РґРѕРјР° Рѕ принятии решения Рѕ СЃРѕР·РґР°РЅРёРё РўРЎР–, РѕР± утверждении Устава РўРЎР– Рё избрании правления РўРЎР–;
  • ●    учредительные документы (устав) юридического лица (предоставляются РІ РґРІСѓС… экземплярах);
  • ●    документ РѕР± уплате государственной пошлины.

Статья 9 Федерального закона от 08.08.2001 года №129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» документы в регистрирующий орган могут быть направлены в форме электронных документов, подписанных ЭП с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети �нтернет.

В рассматриваемом нами случае работы ТСЖ данная информация может понадобится в случае необходимости внесения изменений в учредительные документы.

Договоры, соглашения

Договорные документы ТСЖ можно вести в электронной форме согласно гражданскому законодательству РФ.

Согласно статье 434 Гражданского кодекса РФ(далее – ГК РФ) договоры заключаются в письменной форме, в том числе и путем обмена документами посредством электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору, а статья 160 ГК РФ предоставляет право использовать при совершении сделок разных видов подписи: электронной, факсимильной либо иного аналога собственноручной подписи.

Как раз электронная подпись в таком случае и будет являться гарантом однозначного определения авторства и неизменности электронного документа.

Кроме того, заключение договоров в электронной форме на данный момент довольно часто встречается, в связи с чем существует достаточно практики для того, чтобы избежать возможных негативных последствий.

Организационно-распорядительные документы

Организационно-распорядительные документы в случае с ТСЖ, возможно, и не нуждаются в переводе в электронную форму.

Наиболее подходящим вариантом здесь можно назвать издание таких документов в бумажной форме, и дальнейшее их занесение в случае необходимости в информационную систему.

Связано это с тем, что при распространении таких документов среди собственников жилья приоритетным способом распространения будет опубликование их в местах общего пользования на бумажном носителе.

Также в рамках данного вопроса можно коснуться процесса согласования таких документов. В случае перевода документации в электронную форму процесс согласования оптимизируется.

Особенно заметным это бывает на примере документооборота больших объемов.

Документацию ТСЖ также можно будет согласовывать (при необходимости) в электронной форме, в том числе подписывать, но с последующим распечатыванием для распространения.

Кадровая документация

�спользование кадровых документов в электронной форме долгое время ставилось под вопрос, да и сейчас урегулировано частично.

В Трудовом кодексе РФ существует целая глава, посвященная оформлению отношений между работодателем и дистанционным работником.

В случае с ТСЖ данные нормы трудового законодательства не подойдут.

�сходить нужно из целесообразности перевода кадровой документации ТСЖ в электронный вид.

Рассмотрим ряд причин желании организации перевести кадровые документы в электронный вид. Во-первых, это большой объем кадровой документации.

Думаем, что ТСЖ не располагает большим объемом кадровой документации по объяснимым обстоятельствам.

Во-вторых, это большое количество сотрудников, работу с которыми необходимо оптимизировать. Эта причина также отпадает.

Читайте также:  Как правильно оплатить квартплату через сбербанк онлайн

� наконец, хранение кадровых документов.

Это как раз тот случай, когда иметь дело с документами на бумажном носителе надежнее, ведь вопрос хранения электронных документов, а тем более столь длительных сроков (пп. а и пп. б п.

695 Перечня типовых управленческих документов с указанием срока хранения, утв. приказом Министерства культуры России от 25.08.2010 года №558 сроки хранения составляют 75 лет) все еще открыт.

Источник: https://ecm-journal.ru/card.aspx?ContentID=7327255

Делопроизводство в ЖК, ЖСК и ТСЖ | Защита потребителей в сфере ЖКХ

Товарищество собственников жилья, жилищно-строительный кооператив, так же как и любое другое юридическое лицо обладает органами управления и контроля деятельности ТСЖ. Это в первую очередь общее собрание членов товарищества или кооператива в многоквартирном доме, в случае отсутствия формы управления домом (ТСЖ или ЖСК и т.д.) – общее собрание собственников помещений, правление товарищества или кооператива, председатель правления и ревизионная комиссия (ревизор). Это означает, что деятельность всех этих органов управления должна правильно документироваться. Протоколы общих собраний, заседаний правления ТСЖ и ревизионной комиссии, другие документы товарищества должны иметься в наличии и в любой момент востребованы по любым основаниям. Что бы добиться правильного учета, хранения и прохождения регистрации документов товарищества, необходимо иметь регистрационные книги и журналы учёта. Мало иметь книги учёта, надо иметь то, что необходимо учитывать. Правильно составленный устав, протокол общего собрания, решения правления, важный аргумент исключения возможности признать его либо незаконным, либо принятого на не легитимном собрании. Начинать вести документооборот надо сразу, как только в многоквартирном доме образовалась инициативная группа по выбору способа управления жилым домом.

Первый протокол заседания инициативной группы должен подтвердить намерение группы инициаторов-собственников создать в многоквартирном доме товарищество собственников жилья или взять жилой дом в управление без образования юридического лица или выбрать управляющую компанию любой организационно-правовой формы.

Для проведения процесса создания ТСЖ, потребуется наличие основополагающих документов, на основе которых и будет непосредственно создаваться форма способа управления жилым домом. Какие же это основные документы? Основной и главный документ, подобный нашему с вами паспорту, это Устав.

Что запишешь в нём, так и будешь работать. Устав должен быть в рамках действующего законодательства. «Старый» устав или не правильно составленный – первый признак того, что в самый неподходящий момент он тебя подведёт, что может обернуться не только материальными убытками, но и уголовными делами.

Отнеситесь к подготовке устава самым серьёзным образом.

Создав и выбрав способ управления жилым домом в форме ТСЖ или ЖСК или иной формы, необходимо иметь в наличии всевозможные должностные инструкции, формы приказов, распоряжений, протоколов и решений. Так какие же документы необходимы:

  • Должностная инструкция бухгалтера ТСЖ;
  • Положение о порядке проведения Общего собрания;
  • Должностная инструкция коменданта ТСЖ;
  • Должностная инструкция дворника ТСЖ;
  • Положение о порядке вступления и выхода из ЖСК;
  • Устав ТСЖ 2011;
  • финансовый план (смета доходов и расходов);
  • журнал регистрации осмотров жилого дома;
  • журнал учета заявок населения на оперативное устранение неисправностей и повреждений объектов общего имущества;
  • журнал учета заявок населения на оперативное устранение неисправностей и повреждений санитарно – технического оборудования;
  • журнал учета заявок населения на оперативное устранение неисправностей и повреждений электротехнического оборудования;
  • журнал регистрации входящих документов;
  • журнал регистрации исходящих документов;
  • журнал входящих/исходящих телефонограмм;
  • паспорт готовности дома к эксплуатации в зимних условиях;
  • инструкция собственнику помещения (домовладельцу) в доме;
  • инструкция председателя правления по организации деятельности правления;
  • инструкция по ведению делопроизводства;
  • инструкция по организации объединенной диспетчерской службы;
  • должностная инструкция председателя правления;
  • должностная инструкция главного бухгалтера;
  • должностная инструкция члена правления – коменданта дома;
  • должностная инструкция члена правления – старшего по подъезду;
  • должностная инструкция слесаря – сантехника;
  • должностная инструкция электромонтёра;
  • должностная инструкция дворника;
  • должностная инструкция уборщика мест общего пользования
  • другие инструкции

Источник: http://maxpark.com/community/4701/content/3105419

Бланки квитанций и образцы учредительных документов и справок ТСЖ

Каждая управляющая организация, к числу которых относится и товарищество собственников жилья, ведет собственный документооборот.

Все документы необходимы для обеспечения полноценного функционирования и обеспечения существования ТСЖ.

Для решения вашей проблемы ПРЯМО СЕЙЧАС получите бесплатную ЮРИДИЧЕСКУЮ консультацию: +7 (499) 504-88-91 Москва

Если необходимые электронные файлы или бумаги отсутствуют, то на руководство и допустивший ситуацию персонал могут быть наложены санкции. Один из вариантов санкций – ликвидация ТСЖ.

Узнайте на нашем сайте о том, как определить, какое ТСЖ обслуживает ваш дом, как подать жалобу на это товарищество или выйти из него.

Образцы документов ТСЖ вы можете скачать также у нас.

Какая документация ведется в сообществе?

  • Правильное и соответствующее принятому порядку делопроизводство осуществляется, благодаря наличию нормативных актов, справок и прочих номенклатурных бумаг.
  • В процессе функционирования используются различные документальные пакеты, данные в которых касаются непосредственно обслуживаемого многоквартирного дома.
  • В документах имеется информация о суммах коммунальных платежей, вносимых каждым жильцом, а также о лицах, на ком лежит ответственность за содержание здания и придомовой территории.
  • Само понятие «делопроизводство» подразумевает то, что все бумаги распределяются по так называемым делам – категориям в каталогизированной системе.

Одно дело не может включать в себя более двухсот пятидесяти тех или иных документов. По достижении этого значения заводится новое дело.

О преимуществах и недостатках ТСЖ перед управляющей компанией, а также о том, как товарищество имеет право бороться с должниками, читайте на нашем сайте.

Учредительные документы

Учредительные данные представляют собой основу делопроизводства в ТСЖ.

Именно они определяют, в каком правовом статусе в данный момент находится сообщество владельцев квартир.

В перечень входят (далее в процессе перечисления речь пойдет исключительно о собрании, на котором было принято решение о создании товарищества):

  • устав управляющей организации;
  • запротоколированные данные с общего собрания жильцов;
Читайте также:  Кто оплачивает квартплату при продаже квартиры

Источник: https://mylawyer.club/nedvizhimost/kvartira/upravlenie/tszh/spravki.html

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас.

Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами.

Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования.

НАЧИНАЕМ РАЗБИРАТЬСЯ 

Основными этапами создания делопроизводства с нуля являются:

  • организация документооборота (оптимального движения готовых документов внутри организации);
  • создание документов (документирование деятельности);
  • обеспечение хранения документов и их использования.

Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации.

Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства – общий отдел, канцелярия, управление делами и др., в маленькой фирме чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю.

Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации.

Для выполнения намеченного службе делопроизводства потребуется разработать два основных документа:

  • инструкцию по делопроизводству, которая закрепляет принятые внутри организации правила работы с документами на всех этапах работы с ними;
  • номенклатуру дел, которая представляет собой систему группировки документов в дела, а также используется для учета документов временных сроков хранения, их отбора к передаче в архив или на уничтожение.

Если организация только начинает свою деятельность (т. е. определенные правила еще не сложились) или разработка инструкции по делопроизводству на данном этапе кажется неподъемным занятием, то временно можно ограничиться положениями (регламентами и т. п.) по отдельным направлениям, утверждаемыми приказами руководителя.

Наш совет. Начинать любую работу следует с изучения необходимого минимума нормативно-методических документов. В делопроизводстве такими документами являются:

  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

Источник: https://www.profiz.ru/sr/7_2012/deloproizv_s_nulya/

Правовой Центр «Защита» — всегда на защите Ваших прав и интересов!

Инструкция по ведению делопроизводства в ТСЖ

1. Общие положения

Настоящая инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в правлении.
Ответственность за организацию делопроизводства в правлении возлагается на председателя правления.

  • Ответственность за ведение делопроизводства в правлении возлагается на лицо, уполномоченное на его ведение.
  • 2. Прием и регистрация документации

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Существует три основных потока документации: входящие; исходящие; внутренние.
Документы, поступающие в правление,проходят следующие этапы: — предварительное рассмотрение; — регистрация; — рассмотрение;

  1. — исполнение.
  2. 3. Предварительное рассмотрение

При получении корреспонденции проверяется правильность ее доставки и целостность конвертов. После вскрытия конверта проверяется наличие вложенных в него документов и обратного адреса. Всегда необходимо сохранять конверт, т.к.

в письме может отсутствовать обратный адрес; дата почтового штемпеля может иметь значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа.

Чаще всего корреспонденция поступает непосредственно по адресу проживания председателя правления.

  • 4. Регистрация
  • Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих и исходящих документов, индекс и дата ставятся в верхнем правом углу поступившего документа.
  • Например: вх. 121/4-2005,
    где 121 — порядковый регистрационный номер;
    4 — номер дела, в котором этот документ будет подшит;
  • 2005 — год поступления.

Вся документация регистрируется в день поступления.
После регистрации входящих документов необходимо ознакомиться с содержанием письма.

5. Рассмотрение корреспонденции

После изучения содержания письма, если возникает необходимость уточнить какие — либо вопросы, можно воспользоваться информацией, находящейся в нижнем левом углу письма или на обратной стороне.

Именно в этом месте должны быть указаны фамилия и телефон исполнителя документа.

Следует определить степень важности поступившего документа и срок предполагаемого ответа, если он не указан непосредственно в самом документе.

  1. 6. Исполнение
  2. Если вопросы, указанные в письме, были решены ранее поступившей корреспонденции, то в зависимости от сложившихся отношений между адресатами и сроков ответа можно поступить следующим образом:
    направить корреспонденту письменный ответ;
    сообщить телеграммой;
  3. сообщить телефонограммой.

Если для подготовки ответа требуется значительное время, то об этом необходимо проинформировать корреспондента.

Если поступившая корреспонденция — заявление или жалоба жильцов дома, то решение должно быть доведено до них обязательно под роспись или в письменной форме.

Для записи поступивших в товарищество телефонограмм ведется специальный журнал.
При приеме телефонограммы необходимо записать:
содержание телефонограммы;
откуда она поступила;

  • дату и время приема;
  • 7. Порядок оформления и отправления исходящей корреспонденции

В ответе на полученную корреспонденцию перед текстом письма товарищества обязательно указывается исходящий номер письма учреждения и дата его отправки в товарищество.

Исходящие документы подписываются председателем правления и в определенных случаях председателем ревизионной комиссии. При отправке финансовых документов исходящие документы подписываются председателем правления и главным бухгалтером.

Вся отправляемая из товарищества корреспонденция должна регистрироваться в журнале регистрации входящих и исходящих документов.

  1. Отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых направляется по адресу, а второй остается и подшивается в дело.
  2. 8. Порядок оформления дел

Документы, исполненные и списанные в дело должны быть:
проверены на предмет правильности отнесения их в то или иное дело;
сгруппированы внутри дела по числам, месяцам, годам или по исходящим(входящим)номерам;
освобождены от лишних дубликатов,черновиков, скрепок и булавок.
Неисполненные документы подшивать в дело запрещается.
По мере подшивки в дело документы нумеруются.
По окончании дело должно быть прошнуровано и скреплено печатью товарищества.

Читайте также:  Как собирать долги по жкх

Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то заводятся второй, третий и т.п. тома дела.

Источник: http://www.ano-pcz.ru/content/instruktsiya-po-vedeniyu-deloproizvodstva-v-tszh

Инструкция по ведению делопроизводства в жск, тсж — mycondo.ru

  •  на заседании правления
  • от «___» _______ 200_ г. № __
  •                                                                                   ________________________

                                                                                                     м.п.

  1. ИНСТРУКЦИЯ                                                    
  2. ПО  ВЕДЕНИЮ  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА  В  ЖСК, ТСЖ                     
  3.  ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ                                  
  1. Настоящая инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в правлении.           
  2. Ответственность за организацию делопроизводства в правлении возлагается на председателя правления.
  3. Ответственность за ведение делопроизводства в правлении возлагается на лицо, уполномоченное правлением на  его  ведение. 
  • ПРИЕМ  И  РЕГИСТРАЦИЯ  ДОКУМЕНТАЦИИ                          
  • Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.                                       
  • Существует три основных потока документации:                                            
  •  — входящие;                                                                              
  •  — исходящие;                                                                            
  •  — внутренние.                                                                           
  • Документы, поступающие в правление проходят следующие этапы:                            
  •  — предварительное рассмотрение;                                                         
  •  — регистрация;                                                                          
  •  — рассмотрение;                                                                       
  •  — исполнение.                                                                        
  • Предварительное рассмотрение.                                                       

При получении корреспонденции проверяется правильность ее доставки и целостность   конвертов.  После вскрытия  конверта  проверяется  наличие вложенных  в него  документов и  обратного адреса. Всегда необходимо сохранять конверт, так как в письме может отсутствовать обратный адрес, дата почтового штемпеля может.     

Вся корреспонденция поступает непосредственно по адресу проживания председателя правления.

Регистрация.                                                                         

Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем  проставления на  нем индекса  и даты  с последующей  записью необходимых  сведений в журнал  регистрации  входящих  и  исходящих документов.  Индекс и  дата ставятся  в верхнем правом углу поступившего документа.                                                       

  1. Например: вх. 121/4-97, где                                                              
  2.   121 — порядковый регистрационный номер;                                                   
  3.   4 — номер дела в котором этот документ будет подшит;                                     
  4.   97 — год поступления.                                                                    
  5. Вся документация регистрируется в день поступления.                                        
  6. После   регистрации   входящих   документов   необходимо   ознакомиться    с   содержанием письма. 
  7. Рассмотрение корреспонденции.                                                       

После изучения содержания письма, если возникает необходимость уточнить какие-либо вопросы, то можно воспользоваться информацией находящейся в нижнем левом углу письма или на обратной его стороне.

Именно в этом месте должна быть указана фамилия и телефон   исполнителя  документа.  Следует определить степень важности поступившего документа и срок предполагаемого ответа, если он  не указан  непосредственно в  самом документе.

                                                                      

  • Исполнение.                                                                 
  • Если вопросы, указанные в письме, были решены ранее поступившей корреспонденции, то в зависимости от сложившихся отношений между адресатами и сроков ответа можно   поступить следующим образом:                                                         
  • —     направить корреспонденту письменный ответ;                                 
  • —     сообщить телеграммой;                                                      
  • —     сообщить телефонограммой.                                                  
  • Если для подготовки ответа требуется значительное время, то об этом необходимо проинформировать корреспондента.                                                    
  • Если поступившая корреспонденция — заявление или жалоба  жильцов дома,  то решение должно быть им доведено обязательно под роспись или письменным порядком.            
  • Для записи поступивших в ЖСК, ТСЖ телефонограмм ведется специальный журнал.                                                                  
  • При приеме телефонограммы необходимо записать:                                    
  • —  содержание телефонограммы;                                                     
  • —  откуда она поступила;                                                           
  • —  дата и время приема;                                                            
  • —  кто передал и кто принял.                                                      
  •  ПОРЯДОК  ОФОРМЛЕНИЯ  И  ОТПРАВКИ  ИСХОДЯЩЕЙ                            
  •  КОРРЕСПОНДЕНЦИИ                                  
  • В ответе на полученную корреспонденцию, перед текстом письма ЖСК, ТСЖ обязательно указывается исходящий номер письма учреждения и дата его отправки в ЖСК, ТСЖ.                                               

Исходящие документы подписываются председателем правления. При отправке финансовых документов  председателем правления и главным бухгалтером.                                       

  1. Вся отправляемая из ЖСК, ТСЖ корреспонденция должна регистрироваться в журнале  регистрации входящих и исходящих документов.                                        
  2. Отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых         направляется адресату, а второй — остается и подшивается в дело.                    
  3. ПОРЯДОК  ФОРМИРОВАНИЯ  ДЕЛ                            
  4. Документы, исполненные и списанные «в дело» должны быть:                        
  5. —  проверены на предмет правильности отнесения их в то или иное дело;           
  6. — сгруппированы внутри дела по числам, месяцам, годам или по исходящим (входящим) номерам;                                                                     
  7. — освобождены от лишних дубликатов, черновиков, скрепок и булавок,              
  8. Неисполненные документы подшивать в дело запрещается.

По мере подшивки в дело документы нумеруются.  По окончании  дела оно  должно быть  прошнуровано и скреплено печатью кооператива.

Каждое  дело  должно  содержать  не более  250 листов. Если документов  больше, то  заводятся второй, третий и т.п. тома дела.                                          

ПРИМЕРНЫЙ  ПЕРЕЧЕНЬ  ДОКУМЕНТОВ,  НА  КОТОРЫХ  СТАВИТСЯ             

ГЕРБОВАЯ  ПЕЧАТЬ                                                                                                                   

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);                                                    

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);                                                             

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);    

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);                                            

Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.);                                   

Заявления ( на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);                        

  • Исполнительные листы;                                                          
  • Командировочные удостоверения;                                                 
  • Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;                                              

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);                        

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);                                 

Смета расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору; на   капитальное строительство и т.д.);                                             

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);       

  1. Титульные списки;                                                              
  2. Штатные расписания и изменения к ним.                                           
  3. Документы постоянного хранения
  1. Устав ЖСК, ТСЖ.                                                  
  2. Свидетельство о регистрации ЖСК, ТСЖ.                    
  3. Решение администрации города об образовании, утверждении техно-рабочего проекта, об  отводе земельного участка ЖСК.                                             
  4. Справка ТУКСа об оплате стоимости дома (авизо).                                                
  5. Протоколы общих собраний.                                                               

Источник: http://www.mycondo.ru/handbook/laws/1156

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector