ТСЖ – это товарищество собственников жилья. О его управлении и смете для ТСЖ, мы писали здесь. В любом многоквартирном комплексе может быть создано ТСЖ. Это товарищество признается юридическим лицом. Вся деятельность товарищества закреплена в Жилищном кодексе РФ. Благодаря ТСЖ, осуществляется грамотное управление жилым комплексом недвижимости, включая придомовые территории. Естественно, жильцы одного здания имеют лишь 1 ТСЖ.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (812) 317-55-94. Это быстро и бесплатно!
Нормативные документы
Товарищество имеет свои нормативно-правовые документы. Наиболее обязательными документами считаются:
- собственно устав товарищества;
- свидетельство, гласящее, что организация внесена в ЕГР по юридическим лицам;
- свидетельство, которое указывает на право по использованию земли. Это свидетельство является временным;
- свидетельство, которое говорит о том, что ТСЖ ведет налоговый учет;
- извещение Фонда соцстрахования, Пенсионного фонда;
- письмо, которое должно содержать информацию о присвоении кодов товариществу. Кодами могут быть: СОАТО, СООГУ, ОКПО, ОКОПФ и другие;
- чековая книга. Товарищество в обязательном порядке должно иметь свой штамп, печать;
- паспортные документы на наличие лифтов в домах. Естественно, такие паспорта бывают лишь у тех ТСЖ, в которых есть лифты;
- протоколы о собраниях. Любое собрание протоколируется;
- протоколы заседаний собственно сотрудников ТСЖ;
- список членов товарищества;
- список руководителей ТСЖ:
- техпаспорт зданий, которыми заведует товарищество;
- договор, о том, что товарищество может предоставлять коммунальные услуги, санитарно-технические услуги;
- документация бухгалтеров и финансовых рабочих.
Товарищество вправе проводить собрания. Чтобы провести общее собрание, потребуются следующие документы:
- несколько смет о доходной и расходной части;
- отчет о потраченных и приходных средствах;
- финансовый план;
- отчет о том, в какой степени выполнен финансовый план;
- отчет о деятельности товарищества;
- отчет о том, как используется специальный фонд;
- отчет о том, как производится деятельность товарищества.
Договор купли-продажи доли квартиры требует к себе тщательного внимания! Доверьте это дело профессионалу!
Казалось бы обычная продажа квартир с ребенком требует дополнительных бумаг! Тут подробнее.
Все детали про продажу квартиры через ипотеку написаны по адресу https://lawyer-consult.ru/nedvizhimost/kvartira/prodazha/ipotechnoj.html.
Наиболее часто многие товарищества в настоящее время прибегают к электронному документообороту. Благодаря компьютерной базе можно создать электронный архив всех действий товарищества. К любому действию товарищества должны прикладываться соответствующие документы. ТСЖ должно держать всю свою документацию в полном порядке.
Заключение договора
С товариществом заключают договор только не члены собственники жилой недвижимости. Товарищество управляет обычно многоквартирными домами. Оно должно установить определенную связь между собственниками, заключившими договор с ТСЖ, и с теми, кто не пожелал этого делать. Общим имуществом можно управлять лишь двумя способами:
- при помощи товарищества;
- при помощи управляющей компании.
Если собственник хочет вступить в ТСЖ, то он должен оформить договор (образец). Договор заключается между собственником недвижимого имущества и товариществом.
Главный предмет, описываемый в договоре – это имущество собственника. Обсуждается содержание имущества, уход, ремонт.
Даже если человек не вступил в товарищество, то он должен подписать этот договор в обязательном порядке. Вот, что может оговариваться в договоре:
- ремонтные работы, описание возможных работ;
- при помощи кого будут проведены ремонтные, обслуживающие работы. В некоторых случаях ремонт проводится собственными силами, а в других приглашают подрядчиков;
- оговаривается ответственность товарищества, если оно не сможет провести ремонтных и иных работ;
- обязанность владельца по оплате коммунальных услуг, ремонтных работ;
- сроки, порядок оплаты коммунальных услуг;
- ответственность собственника в тех случаях, когда сроки оплаты нарушены.
Договор на обслуживание с товариществом должен составляться в двух экземплярах. Оба экземпляра договора подписывает председатель товарищества, а также собственник.
Следует помнить, что не существует закона, который бы свидетельствовал об обязательном вступлении в товарищество. Самый идеальный вариант – все жильцы вступили в товарищество.
В тех случаях, когда владелец недвижимости не желает вступать в товарищество, приходиться надеяться лишь на его порядочное поведение. Если собственник не оплачивает коммунальные услуги, то все долги ложатся на плечи товарищества.
Необязательно вступать именно в товарищество, можно выбрать управляющую компанию. Тогда надо заключать договор управления. Управляющая компания руководит недвижимым имуществом под контролем ТСЖ. Договор содержит аналогичные разделы, как и в договоре с ТСЖ. Управляющая компания также осуществляет коммунальные работы. Их она может проводить тремя путями:
- с поддержкой ТСЖ;
- собственными силами;
- с подрядчиками через оформление договора с товариществом.
Хотите узнать, куда пожаловаться на ТСЖ? Узнайте здесь.
Различные формы договоров
Они подразделяются на 2 типа:
- Первый посвящен коммунальному обслуживанию здания. Товарищество обязуется обеспечивать жильцов коммунальными услугами.
- Второй посвящен осуществляемому управлению. Товарищество должно правомерно распоряжаться финансами.
Договоры также делятся на:
- договоры арендования;
- договоры, заключаемые между собственниками и товариществом;
- договоры на коммунальное обслуживание;
- договоры подряда.
Аренды
Итак, существует договор арендования нежилого помещения (образец). Свободные помещения могут передаваться от товарищества собственникам. Решение проводится на общем собрании товарищества. Само ТСЖ решает, какую площадь недвижимости и кому оно готово передать в аренду. Товарищество также должно установить сроки арендования, конкретные условия, вид деятельности, который будет проводиться на арендованной площади. Плату за аренду назначает товарищество.
Договор арендования должен составлять юрист или само товарищество. Конечно, доверить составление договора профессионалу своего дела, юристу, лучше.
Юрист сможет учесть рекомендации товарищества, ограничить по видам деятельности пункты договора. Естественно, договор аренды (а именно его составление) платный. Особенно, если он составляется впервые.
Впоследствии товарищество может воспользоваться созданной формой договора аренды и больше его не заказывать.
В тех случаях, когда договор аренды заключается на длительное время, то надо зарегистрировать его в специальных инстанциях. Дело хлопотное? длительное. Не все товарищества идут на заключение длительного договора.
Наиболее распространенным сроком договора аренды является год. Позже понадобится просто перезаключать договор. Регистрировать договор ежегодно не придется, и товарищество сможет выделить помещение на длительный срок.
В этом и есть вся хитрость.
Существует и особенность – товарищество может расторгнуть договор аренды без объяснения причин, но оно обязано предупредить о своем решении как минимум за 30 дней.
Бухгалтерия товарищества обязана своевременно учитывать арендные взносы, вычитать налог. Какую свободную площадь может выделить ТСЖ? Товарищество способно выдать в аренду нежилые помещения, фасадные площади, места для рекламных вывесок и т.д.
Между собственниками и ТСЖ
Между владельцами недвижимого имущества и товариществом тоже заключается договор. В договоре указывается:
- Обслуживающая компания.
- Права и обязанности обеих сторон. К примеру, товарищество обязуется обслуживать дом, выполнять текущие ремонтные работы? проводить дезинфекцию мест общего пользования и т.д.
- Указание на проведение коммунальных работ, объем услуг, которые предоставляет товарищество.
- Указаны требования к предоставляемым коммунальным услугам. Они должны исполняться товариществом.
- Информирование населения о планируемых отключениях водоснабжения, подачи газа и т.п.
- Выставлять на стендах фамилии должников по коммунальным услугам.
- И большое количество других нюансов. Ярким примером является обязанность написание телефонов экстренной помощи, присутствие при аварийных работах и многое-многое другое.
Договор закрепляется 2 подписями – председателя и собственника.
На обслуживание с ТСЖ
Договор на обслуживание с ТСЖ включает в себя все услуги, которые предлагает товарищество. О них уже писалось выше. С договором на обслуживание должен ознакомиться собственник недвижимости. Документ также скрепляется двумя подписями – владельца имущества и председателя товарищества, ставится печать.
Подряда
Договор подряда можно также именовать, как трудовой договор (образец). Работники товарищества могут быть оформлены по трудовому кодексу и даже получать заработную плату. Работник может приниматься на конкретную должность, которая должна указываться в трудовом договоре. Работающий на товарищество человек, соблюдает правила трудового распорядка. В ином случае, его могут привлечь к дисциплинарной ответственности. Естественно, договор будет содержать следующую информацию:
- ФИО работающего в товариществе человека.
- Название товарищества, ФИО председателя.
- Место работы.
- Квалификация.
- Дата начала работы.
- Права и обязанности обеих сторон.
- Льготная часть.
- Размер окладной и основной части, условия выдачи заработной платы.
В некоторых случаях товарищество не хочет обременять работника трудовым договором и назначает договор гражданско-правовой. Он менее хлопотный, но на работника не будут распространяться льготы, компенсации. Таким образом, больничного листа у таких работников нет (вернее он не оплачивается), заработную плату могут задерживаться, отпуск предоставляется не всегда через 6 месяцев работы.
Товарищество не платит страховой взнос по гражданско-правовому договору. Естественно, гражданско-правовой договор является лишь преимуществом для товарищества, но не для работника. К тому же в тех случаях, когда человек работает по договору подряда, то он практически не несет ответственности за опоздание и прогул.
Главная особенность этого договора – это итог выполненной работы. Сам процесс неважен. Оплата труда производится в те сроки, когда будет сдана работа.
Больничный и отпуск по договору подряда не оплачиваем. Когда товарищество составляет смету по доходам, то всегда ущемляют в заработной плате уборщиц, сантехников, дворников.
Это неправильно, так как именно от качества работы зависит многое.
Людям, устраивающимся в товарищество (слесарем, техничкой и т.п.) лучше составлять нормальный трудовой договор, а не гражданско — правовой.
Доверенность потребуется для того, чтобы принимать активное участие в общем собрании собственников товарищества. В доверенности (смотрите образец) указывается ФИО участника, место проживания, паспортные данные (серия, номер).
Доверенность надо удостоверить в жилищно-эксплуатационной организации по месту прописки. Можно удостоверить доверенность также по месту работы, учебы, лечебного учреждения.
Источник: https://lawyer-consult.ru/nedvizhimost/kvartira/tszh/dokumenty-5.html
Круглая печать — право, а не обязанность организации
6 апреля 2015 года вступил в силу ФЗ №82 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ». С этого времени обязанность юридических лиц, созданных в форме общества с ограниченной ответственностью (ООО) и акционерного общества (АО), иметь круглую печать заменяется правом на её обладание.
Отмена круглой печати
Кабинет Министров РФ год назад пришёл к выводу о необязательности наличия у юридического лица в форме ООО и АО круглой печати.
В настоящее время высоких технологий печать юридического лица на документе можно заменить более современным способом идентификации организации.
Кроме того, парламентарии посчитали, что наличие на документе круглой печати организации не гарантирует подлинности юридического лица.
Зачастую контрагенты и государственные органы обращают внимание только на наличие круглой печати организации на документе, но не удостоверяются в подписи руководителя или его представителя. Поэтому на практике нередки случаи мошенничества и подделки документов.
На данный момент с поэтапным переходом на электронный документооборот круглую печать организации можно заменить электронной подписью, специальными бланками компаний или голографическими печатями по желанию юридического лица. Все эти средства идентификации надёжно защищены и более удобны при ведении электронного документооборота и обмена информацией с различными информационными системами.
Например, для регистрации и внесения информации в ГИС ЖКХ управляющим компаниям и товариществам требуется электронная цифровая подпись. Без ключа ЭЦП управляющая компания не сможет выполнить в системе требуемых действий.
Регистрация в ГИС ЖКХ
Следует отметить, что новый Федеральный Закон не запрещает использование круглой печати в бумажном документообороте. Напротив, закон лишь позволяет отказаться от круглой печати в пользу современных способов идентификации организации, но не заставляет. В любом случае у юридического лица остаётся право использовать круглую печать.
Тенденция к отмене обязанности организации иметь круглую печать для документооборота началась ещё с принятием ФЗ №100 от 7 мая 2013 года «О внесении изменений в подразделы 4 и 5 раздела I части первой и статью 1153 части третьей Гражданского кодекса РФ». Документ отменил необходимость наличия на доверенности круглой печати организации при удостоверении этой доверенности, выданной юридическим лицом.
Изменения, связанные с отменой круглой печати
Как мы уже упоминали выше, ФЗ №82 от 06.04.2015 года «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» внёс коррективы для ООО и АО.
До этого времени законодателем была закреплена обязательность наличия у юридического лица круглой печати с полным фирменным наименованием организации на русском языке и указанием на её место нахождения.
Внесённые изменения эту обязанность переквалифицировали в право. Однако по закону есть случаи, когда использование круглой печати юридическим лицом может быть обязательным. Кроме того, информация о наличии круглой печати организации должна содержаться в уставе.
Согласно вступившим в силу изменениям, п.7 ст.2 ФЗ №208 от 26 декабря 1995 года «Об акционерных обществах» претерпел изменения и изложен в следующей редакции:
«Общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества.»
Также внесены поправки и в п.4 ст.16 ФЗ №122 от 21 июля 1997 года «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним». Дополненная редакция статьи выглядит следующим образом:
“При личном обращении в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, физическое лицо предъявляет документ, удостоверяющий его личность, а представитель физического лица также нотариально удостоверенную доверенность, подтверждающую его полномочия, если иное не установлено федеральным законом.
Лицо, имеющее право действовать без доверенности от имени юридического лица, предъявляет документ, удостоверяющий его личность, учредительные документы юридического лица либо нотариально удостоверенные копии учредительных документов юридического лица или заверенные лицом, имеющим право действовать без доверенности от имени юридического лица, и печатью юридического лица (при наличии печати) копии этих учредительных документов, а представитель юридического лица, кроме того, документ, подтверждающий его полномочия действовать от имени юридического лица, если иное не установлено федеральным законом. Если полномочия представителя органа государственной власти или органа местного самоуправления подтверждаются доверенностью, составленной на бланке данного органа и заверенной печатью и подписью руководителя данного органа, нотариальное удостоверение такой доверенности для ее представления вместе с соответствующим заявлением о государственной регистрации прав не требуется.”
“Предусмотренные настоящим пунктом учредительные документы юридического лица либо их нотариально удостоверенные копии или заверенные лицом, имеющим право действовать без доверенности от имени юридического лица, и печатью юридического лица (при наличии печати) копии этих учредительных документов не представляются в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, в случае, если ранее в указанный орган были представлены учредительные документы юридического лица вместе с заявлением о государственной регистрации прав и иными необходимыми для государственной регистрации прав документами и проведена государственная регистрация права юридического лица на соответствующий объект недвижимости, а также если с момента проведения государственной регистрации права юридического лица федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственную регистрацию юридических лиц, не регистрировались изменения учредительных документов юридического лица.”
Источник: https://roskvartal.ru/deyatelnost-uk/6504/kruglaya-pechat-pravo-a-ne-obyazannost-organizacii
Хранение печатей организации | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»
Печать для организации – сложившийся обычай делового оборота, весомый атрибут ее стиля, подтверждение статуса. Информация о печати закреплена в уставе, например, о хранении печати. Но на практике это не всегда выполняется. Как же организовать процесс хранения печати правильно.
Печать – разработанный индивидуально атрибут оформления документов и подтверждения (заверения) источника документации. На печати размещают обычно полное название компании и ее адрес.
Порядок работы со штампами в организации устанавливается внутренними документами. Печать – право, а не обязанность для коммерческой компании.
Но многие специалисты по кадрам и делопроизводству рекомендуют все-таки иметь печать, чтобы избежать коллизий, связанных с несовершенством законодательства.
Компания может иметь несколько штампов – одну основную и дополнительные для подразделений, например, для кадровой службы.
Учет печатей организации
Журнал ведут по общим принципам: самостоятельно сшивают или заказывают в типографии бланк, нумеруют листы, скрепляют печатью и заполняют назначенные приказом сотрудники. Журнал ответственный работник хранит в недоступном месте, например, в сейфе, ключи от него держит у себя и передает другим сотрудникам только по официальному письменному требованию за подписью руководителя предприятия.
Где хранится печать организации
Настоящий беспорядок начинается в организации, если место хранения штампов не установлено, она то лежит в бухгалтерии, то на ресепшн, то у юристов. По общему правилу печати хранят в канцелярии, это удобно и для основной печати, и для дополнительных печатей подразделений.
Если штампы забирают из канцелярии, ставят об этом отметку в журнале учета. Это важно не только для того, чтобы быстро найти печать, если ее нет у секретаря. Штамп – материальная ценность, за сохранность которой кто-то должен отвечать. Ответственность устанавливается приказом.
Если печать забрал другой сотрудник, ответственность переходит на него. При этом не обязательно каждый раз оформлять приказ руководителя. Достаточно сделать полную запись в журнале учета, чтобы ответственность за сохранность печати перешла к сотруднику, который забрал печать.
Кто может хранить печать организации
В компании может быть назначен любой сотрудник, который будет держать у себя печати. Должность, отдел и место хранения зависит от сложившегося порядка документооборота в компании, ее структуры. Обычно это секретарь, руководитель юридического, договорного отдела или главбух. Важно, чтобы право держать у себя штампы, было закреплено за сотрудником документально.
При этом печать должна быть недоступна другим работникам компании. Для этого ставят сейф, а ключ от него передают в ведение ответственного сотрудника. Также для хранения штампов можно использовать запирающийся шкафчик или ящик рабочего стола, если снизить защищенность хранения позволяет текущая ситуация в вашей компании. Конечно, в сейфе ценности лучше защищены от хищения.
Порядок хранения и выноса печатей
Порядок утверждается приказом по компании за подписью руководителя. В разработке участвует отдел делопроизводства, юристы и другие заинтересованные подразделения. Все печати предприятия на хранение поступают в канцелярию.
Ответственные за печати сотрудники канцелярии ведут учетную документацию, которая отражает движение печатей за пределами офиса и внутри него.
В каждом подразделении руководитель должен назначить работника, который будет отвечать за печати, которые передаются в отделы или разработаны специально для них. За каждую печать сотрудник несет персональную ответственность.
Чтобы передать печать из одного подразделения в другое, оформляют акт. Если сотрудника, который отвечает за штамп, переводят или увольняют, материальные ценности передают другому работнику, о чем в журнале делают запись.
Обычно выносить штампы за пределы организации запрещено. Исключением могут стать поездки секретаря к руководителю, который не может присутствовать в офисе, а затем сразу с подписанными и заверенными бумагами – к получателю или заказчику документов.
Для выноса печати из мест ее постоянного хранения могут быть и другие причины.
Если штамп пропал, работники должны сообщить об этом руководителю. Для определения причин и вины ответственных лиц проводят расследование, по его результатам делают выводы. Если вина установлена, сотрудники, ответственные за хранение печати, получают дисциплинарные взыскания.
Новые статьи
Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210801-qqq-17-m2-20-02-2017-hranenie-pechatey-organizatsii
Должна ли управляющая организация хранить и выдавать поквартирные карточки и домовую книгу?
На нашем форуме идет достаточно бурная дискуссия по вопросу обязанности управляющей организация хранить и выдавать поквартирные карточки и домовую книгу по требованию собственников помещений. Я постарался систематизировать все изменения законодательства и «разжевать» их максимально доступным образом.
Начнем с того, что Правилами регистрации и снятия граждан с регистрационного учета, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 17.07.
1995 № 713 (далее – Правила регистрации № 731), в перечень лиц ответственных за прием и передачу в органы регистрационного учета документов для регистрации и снятия с регистрационного учета граждан по месту пребывания и по месту жительства, включены в том числе:
- собственники, самостоятельно осуществляющие управление своими жилыми помещениями, или уполномоченные лица товарищества собственников жилья либо управляющей жилищным фондом организации;
- уполномоченные лица органов управления жилищными и жилищно-строительными кооперативами.
Указанные выше требования законодательства до сих пор никто не отменил, а значит, как и раньше сотрудники управляющих организаций (ТСЖ) должны передавать в органы регистрационного учета документыдля регистрации и снятия с регистрационного учета граждан. Ключевой вопрос, что и как необходимо передавать?
Что было ранее…
До 17 апреля 2018 года действовал Административный регламент предоставления Федеральной миграционной службой государственной услуги по регистрационному учету граждан Российской Федерации по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации, утвержденного приказом Федеральной миграционной службы от 11 сентября 2012 г. № 288 (далее – Регламент № 288).
Регламент № 288 содержал порядок передачи управляющими организациями и ТСЖ в органы регистрационного учета данных по регистрационному учету граждан. Так, в частности, согласно п.
57 Регламента № 288 при поступлении в управляющую организацию (ТСЖ) заявления о регистрации по месту пребывания, последняя должна была проверить комплектность представленных гражданином документов и в 3-дневный срок передать в орган регистрационного учета:
-
заявление о регистрации по месту пребывания;
-
адресные листки прибытия, составленные в 2-х экземплярах;
-
поквартирной карточкой или домовой (поквартирной) книгой.
Обязанность хранения карточек регистрации и поквартирных карточек п.84 Регламента № 288 возлагалась на лиц, ответственных за прием и передачу в органы регистрационного учета документов, коими и являлись управляющие организации и ТСЖ.
На основании этого собственники помещений в МКД, надзорные органы и прочие борцы за справедливость в российском ЖКХ «домогались» до сотрудников управляющих организаций, чтобы последние не только взяли на себя функцию паспортного стола, но и по первому требованию выдавали различные справки.
11 апреля 2018 года на нашем сайте была опубликована статья, посвященная вопросу определения круга лиц, ответственных за хранение поквартирных карточек (форма № 10), карточек регистрации (форма №9) и домовых (поквартирных) книг (форма № 11).
В указанной статье обозревалось Решение Верховного Суда РФ от 9 февраля 2018 г. № АКПИ 17-1007, согласно которому было признано недействующим положение пункта 84 Регламента № 288, которое возлагало на управляющие организации и ТСЖ обязанность хранить карточек регистрации и поквартирных карточек.
В результате возникла интересная ситуация, когда управляющие организации и ТСЖ, вроде, как ответственны за прием и передачу в органы регистрационного учета документов по учету граждан, но хранить эти документы не обязаны.
Что сейчас…
С 17 апреля 2018 года
Источник: https://www.burmistr.ru/blog/izmeneniya-zakonodatelstva/dolzhna-li-upravlyayushchaya-organizatsiya-khranit-i-vydavat-pokvartirnye-kartochki-i-domovuyu-knigu/
Печати организации: виды, хранение, учет
Первая запись о порядке использования печати появилась в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), одобренной постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.
73 № 435 и рекомендованной для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства.
Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.
- Основные и вспомогательные печати
- По своему назначению печати и штампы делятся на основные и вспомогательные.
- Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности.
Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.
1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».
Организации могут иметь вспомогательные (дополнительные) печати – они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение, вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок» и т.д.
Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, учетных документов и др.
Штамп
Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, по существу, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот. Штампы также бывают разных видов.
Угловой (адресный) штамп используется в том случае, если в организации или у предпринимателя отсутствуют типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при краткосрочной переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер.
В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке, т.е. реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать.
Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).
Регистрационный штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. Он содержит наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Данный штамп не проставляется на приложениях к документу.
Штамп ограничения доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа. Штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
Штампы с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера, с рамкой; включают краткое наименование фирмы, место регистрации, ИНН.
Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия. Их размеры, форма и содержание не регламентируются. Использование специальной штемпельной краски позволяет применять такие штампы для решения производственных задач – маркировки тары, тканей, пластмассы и других поверхностей.
Обратите внимание
Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штамповобеспечивает персонально руководитель организационного отдела, назначенный приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается.
Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделениям, возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы.
Выдача печатей и штампов регистрируется в учетном журнале.
Использование и хранение печатей и штампов
Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя организационного отдела и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим сотрудникам в ситуации, когда руководитель организационного отдела отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.
Вспомогательные печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.
Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основная и вспомогательные печати, адресный штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.
Учет печатей и штампов
Для учета печатей и штампов ведется журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу.
- Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы.
- ЖУРНАЛ учета печатей и штампов
-
№ п/п Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления Оттиск печати (штампа) Наименование подразделения, должность и фамилия получателя Подпись получателя, дата Результаты ежегодной проверки наличия печатей и штампов: их оттиски и дата проверки 1 2 3 4 5 6
Утрата печати или штампа
В случае утраты печати необходимо обратиться в милицию с соответствующим заявлением. Если был взломан офис, то работники правоохранительных органов осмотрят помещение, из которого была совершена кража. А если печать была похищена из личных вещей, например вместе с папкой документов из автомобиля руководителя, то следователь возьмет объяснения у лица, заявившего о хищении.
Как в самом заявлении, так и впоследствии в объяснениях необходимо как можно конкретнее зафиксировать, что именно было похищено. Кражу печати лучше указать отдельно.
Нелишним будет предоставить в милицию и образец оттиска печати (можно сделать копию какого-либо документа, заверенного ею). При этом необходимо подтвердить факт предоставления копии. Если она прилагается к заявлению о краже, об этом следует написать в заявлении, а если копия представляется после, то нужно получить подпись следователя на сопроводительном письме.
В дальнейшем заявление позволит получить справку из милиции, которая подтвердит факт кражи и поможет доказать невиновность фирмы в случае использования печати похитителями.
Кроме того, после обнаружения кражи и заявления в милицию необходимо сделать заявление о похищении в банк. Чем быстрее организация сообщит о краже в банк, тем меньше у похитителей шансов воспользоваться украденным. Кроме того, работники банка вполне могут помочь и в задержании преступников, если, конечно, вовремя будут уведомлены о случившемся.
Чтобы оградить себя от претензий будущих жертв мошенников, можно дать объявление о краже в СМИ.
Передача, замена, изготовление и уничтожение печатей и штампов
Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации.
Для изготовления печатей и штампов производится заказ в фирму, изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения).
Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.
Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя.
Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования.
Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем.
В акте должны быть указаны:
- · время и место уничтожения;
- · состав комиссии;
- · основание уничтожения печатей и штампов;
- · наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
- · способ уничтожения;
- · заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
- · подписи членов комиссии.
Акт подшивается в специальный наряд, который хранится вместе с журналом учета. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета.
ЖУРНАЛ учета печатей и штампов, выделенных на уничтожение
| № п/п | Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления | Оттиск печатей (штампов), возвращенных для уничтожения, дата возврата | Отметка об уничтожении, номер акта и дата | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Контроль состояния учета и хранения печатей и штампов
Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов могут создаваться специальные комиссии.
По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов.
При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.
Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение, с приложением оттисков печатей и штампов.
Т.В. Козлова, преподаватель машинописи Клуба профессиональных секретарей
Источник: https://www.profiz.ru/sr/7_2007/pecati_organizacii/
Делопроизводство в ТСЖ
Как известно органами управления и контроля в ТСЖ являются общее собрание собственников помещений многоквартирного дома, общее собрание членов ТСЖ, правление товарищества, председатель правления ТСЖ и ревизионная комиссия (ревизор). Документирование управленческой деятельности товарищества требует ведение своего делопроизводства.
Протоколы общих собраний, заседаний правления ТСЖ и ревизионной комиссии, другие документы товарищества должны «как порох всегда быть сухими» и в любой момент могут востребоваться по любым основаниям.
Как добиться учета и прохождение документов товарищества, их исполнения рассматривает председатель совета Ассоциации ТСЖ «Центр» Лев Матеров.
Документирование управленческой деятельности товарищества собственников жилья осуществляется на основе действующих обще-государственных нормативно-методических материалов.
Само делопроизводство в товариществе просто необходимо «как воздух» для управленческой деятельности ТСЖ.
И начинать его надо сразу, как только в многоквартирном доме образуется инициативная группа по выбору способа управления жилым домом.
Первый протокол заседания инициативной группы должен подтвердить намерение группы инициаторов-собственников создать в многоквартирном доме товарищество собственников жилья или взять жилой дом в управление без образования юридического лица или выбрать управляющую компанию любой организационно-правовой формы.
Инициативная группа должна обратиться к жителям дома с обращением, почему она хочет выбрать тот или иной способ управления жилым домом, провести анкетирование жителей с целью определить, что за контингент собственников, нанимателей, арендаторов проживает в доме, а также получить предложения от жителей кандидатур для будущего правления товарищества, комитетов и комиссий ТСЖ, в состав ревизионной комиссии и т.д. Все это пригодится при подготовке и проведении учредительного собрания и все это требует документального оформления и подтверждения.
Кроме того, инициативная группа несет известные денежные расходы по созданию и регистрации товарищества собственников жилья, которые потом будут разложены на всех собственников – членов товарищества пропорционально занимаемой площади.
Их придется подтверждать на основании принятого устава ТСЖ, а затем утверждать на общем собрании членов товарищества. Отчитываться придется перед собственниками помещений многоквартирного дома за каждую потраченную копейку.
Так, что любые расходы должны быть подтверждены документально: чеками, договорами, описями сбора средств с подписями собственников помещений и т.д.
Часть расходов жители могут компенсировать своими возможностями: у кого-то есть компьютер и принтер, кто-то имеет ксерокс, у кого-то есть возможность размножить материалы на работе и т.д.
И все это нужно учитывать инициативной группе, чтобы потом не выяснять отношения с теми или иными собственниками дома.
Поэтому ведение делопроизводства с самого начала позволяет в будущем избежать множества конфликтов в многоквартирном доме.
В случае выбора способа управления многоквартирном домом в виде ТСЖ, правление товарищества организует и ведет делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательным актам.
Инструкция по ведению делопроизводства утверждается решением правления товарищества и устанавливает общие требования к документированию деятельности и организации работы с документами в товариществе собственников жилья.
Ответственность за организацию делопроизводства в правлении товарищества, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами возлагается уставом товарищества на председателя правления.
А председатель правления назначает из состава избранного коллегиального органа управления, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов и в установленные сроки информирует правление о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление членов правления ТСЖ с нормативными и методическими документами.
При незначительном численном составе правления функции по ведению делопроизводства возлагаются на председателя правления. При уходе члена правления или работника в отпуск, выбытии в командировку, по болезни или увольнении имеющиеся у него документы по указанию председателя правления передаются другому члену правления или сдаются председателю правления.
Права, обязанности и ответственность лиц, отвечающих за ведение делопроизводства в товариществе, определяются их должностными инструкциями, а также соответствовать ГОСТу 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТу Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Основные виды документов товарищества и их реквизиты должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. Некоторые ТСЖ имеют свою эмблему или «товарный знак». Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документах товарищества должно соответствовать вышеперечисленным ГОСТам.
Оформленные в соответствии с этим ГОСТом документы товарищества имеют юридическую силу и могут быть использованы в качестве аргументов в судах общей юрисдикции или арбитражном суде г.Москвы.
Наименование товарищества собственников жилья указывается в точном соответствии с его Уставом. Оно может располагаться в левом верхнем углу документа или сверху по-середине. Часто названия товарищества на собраниях предлагаются собственниками одни и те же.
Так, наиболее часто повторяются названия из действующих ТСЖ «Наш дом» или название улицы, где расположен жилой дом, например «Арбат». В результате приходится иногда искать адрес товарищества по всему городу, а на почтовый адрес, например, ТСЖ «Арбат» может придти вся корреспонденция по этой улице.
Поэтому, чтобы не было повторений, лучше включать в название почтовый адрес: ул.Профсоюзная д. 46, корпус 2.
Сокращенное название такого товарищества будет ТСЖ «Профсоюзная 46-2». Тогда уж точно вас ни с кем никто не спутает.
Название вида документа должно соответствовать табелю унифицированных форм документов, а заголовок к тексту документа должен соответствовать краткому изложению содержания документа товарищества.
Он должен быть максимально кратким. Точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа.
Например, приказ (о чем?) о назначении главного бухгалтера ТСЖ, карточка (чего?) движения основных средств товарищества.
Датой документа товарищества является дата его подписания, для документа, принимаемого коллегиальным органом (общим собранием членов ТСЖ, правлением товарищества) – дата его принятия, для утверждаемого документа – дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, например, председателем правления или главным бухгалтером ТСЖ.
Необходимо помнить, что документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена иная дата.
Так, например, датой создания ТСЖ (по закону о государственной регистрации юридических лиц …) является не дата проведения общего собрания собственников помещений многоквартирного дома по выбору способа управления домом, а дата регистрации товарищества в качестве юридического лица в налоговой инспекции № 46 г. Москвы и т.д.
Даты подписания, утверждения, согласования документа товарищества, а также даты, содержащиеся в тексте должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год (например, 24.06.2005 г.).
Источник: https://www.eos.ru/eos_delopr/eos_delopr_intesting/107/15989/
Инструкция по ведению делопроизводства в жск, тсж — mycondo.ru
- на заседании правления
- от «___» _______ 200_ г. № __
- ________________________
м.п.
- ИНСТРУКЦИЯ
- ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ЖСК, ТСЖ
- ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
- Настоящая инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в правлении.
- Ответственность за организацию делопроизводства в правлении возлагается на председателя правления.
- Ответственность за ведение делопроизводства в правлении возлагается на лицо, уполномоченное правлением на его ведение.
- ПРИЕМ И РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ
- Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
- Существует три основных потока документации:
- — входящие;
- — исходящие;
- — внутренние.
- Документы, поступающие в правление проходят следующие этапы:
- — предварительное рассмотрение;
- — регистрация;
- — рассмотрение;
- — исполнение.
- Предварительное рассмотрение.
При получении корреспонденции проверяется правильность ее доставки и целостность конвертов. После вскрытия конверта проверяется наличие вложенных в него документов и обратного адреса. Всегда необходимо сохранять конверт, так как в письме может отсутствовать обратный адрес, дата почтового штемпеля может.
Вся корреспонденция поступает непосредственно по адресу проживания председателя правления.
Регистрация.
Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих и исходящих документов. Индекс и дата ставятся в верхнем правом углу поступившего документа.
- Например: вх. 121/4-97, где
- 121 — порядковый регистрационный номер;
- 4 — номер дела в котором этот документ будет подшит;
- 97 — год поступления.
- Вся документация регистрируется в день поступления.
- После регистрации входящих документов необходимо ознакомиться с содержанием письма.
- Рассмотрение корреспонденции.
После изучения содержания письма, если возникает необходимость уточнить какие-либо вопросы, то можно воспользоваться информацией находящейся в нижнем левом углу письма или на обратной его стороне.
Именно в этом месте должна быть указана фамилия и телефон исполнителя документа. Следует определить степень важности поступившего документа и срок предполагаемого ответа, если он не указан непосредственно в самом документе.
- Исполнение.
- Если вопросы, указанные в письме, были решены ранее поступившей корреспонденции, то в зависимости от сложившихся отношений между адресатами и сроков ответа можно поступить следующим образом:
- — направить корреспонденту письменный ответ;
- — сообщить телеграммой;
- — сообщить телефонограммой.
- Если для подготовки ответа требуется значительное время, то об этом необходимо проинформировать корреспондента.
- Если поступившая корреспонденция — заявление или жалоба жильцов дома, то решение должно быть им доведено обязательно под роспись или письменным порядком.
- Для записи поступивших в ЖСК, ТСЖ телефонограмм ведется специальный журнал.
- При приеме телефонограммы необходимо записать:
- — содержание телефонограммы;
- — откуда она поступила;
- — дата и время приема;
- — кто передал и кто принял.
- ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И ОТПРАВКИ ИСХОДЯЩЕЙ
- КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
- В ответе на полученную корреспонденцию, перед текстом письма ЖСК, ТСЖ обязательно указывается исходящий номер письма учреждения и дата его отправки в ЖСК, ТСЖ.
Исходящие документы подписываются председателем правления. При отправке финансовых документов председателем правления и главным бухгалтером.
- Вся отправляемая из ЖСК, ТСЖ корреспонденция должна регистрироваться в журнале регистрации входящих и исходящих документов.
- Отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй — остается и подшивается в дело.
- ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ
- Документы, исполненные и списанные «в дело» должны быть:
- — проверены на предмет правильности отнесения их в то или иное дело;
- — сгруппированы внутри дела по числам, месяцам, годам или по исходящим (входящим) номерам;
- — освобождены от лишних дубликатов, черновиков, скрепок и булавок,
- Неисполненные документы подшивать в дело запрещается.
По мере подшивки в дело документы нумеруются. По окончании дела оно должно быть прошнуровано и скреплено печатью кооператива.
Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то заводятся второй, третий и т.п. тома дела.
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ
ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ
Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);
Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);
Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.);
Заявления ( на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);
- Исполнительные листы;
- Командировочные удостоверения;
- Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);
Смета расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору; на капитальное строительство и т.д.);
Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);
- Титульные списки;
- Штатные расписания и изменения к ним.
- Документы постоянного хранения
- Устав ЖСК, ТСЖ.
- Свидетельство о регистрации ЖСК, ТСЖ.
- Решение администрации города об образовании, утверждении техно-рабочего проекта, об отводе земельного участка ЖСК.
- Справка ТУКСа об оплате стоимости дома (авизо).
- Протоколы общих собраний.
Источник: http://www.mycondo.ru/handbook/laws/1156
Загрузка...
