Сколько хранятся бухгалтерские документы в тсж

Сколько хранятся бухгалтерские документы в ТСЖТоварищество собственников жилья является юридическим лицом. Деятельность этой организации регулирует множество документов и актов Российского федерального и регионального законодательства. Каждому из них необходимо уделять особое значение, ведь от правильности составления подобных бумаг зависит существование товарищества владельцев жилья в принципе.

Если вы собираетесь создать собственное товарищество, или же хотите проверить организацию, которая занимается управлением вашего дома на законность осуществления действий, рекомендуем вам ознакомиться с обязательными документами и формами, на основании которых может функционировать данная организация.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 110-05-29. Это быстро и бесплатно!

Перечень бумаг товарищества собственников жилья

Пакет на открытие деятельности

Какие документы нужно для функционирования товарищества собственников жилья? Их можно подразделить на несколько групп. Одной из таких являются бумаги на открытие юридического лица и функционирование ТСЖ.

  • В первую очередь, характеризует товарищество обладателей жилья устав. По закону он призван регулировать деятельность сотрудников товарищества, закреплять основные цели функционирования организации, а также принципы работы.
  • Второй, но не менее важный акт – это свидетельство о государственной регистрации организации и постановке на учёт. Данный акт свидетельствует о том, что органы власти в лице местной администрации, а также налоговая инспекция уведомлены о существовании данного ТСЖ, а товарищество является налогоплательщиком.
  • Кроме того, необходимо отдельное подтверждение факта постановки на налоговый учет. Им становится документ — свидетельство о постановке из налогового учреждения.
  • Если ТСЖ внесено в реестр государственных внебюджетных фондов, а значит, может рассчитывать на различные субсидии и дотации, то необходимо, чтобы в офисе содержались справки, свидетельствующие об этом.
  • Так как именно на собрании собственников жилья принималось решение о создании устава, а также формировалось правление ТСЖ и избирался председатель, необходимо приобщать протоколы этого собрания.
  • Если правление ТСЖ уже успело собраться на совещании, более того, принимало какие-либо решения, необходимо предоставить протоколы заседания правления.
  • Так как организация владельцев жилья хранит денежные средства жильцов на особом счёте, необходимо предоставить документы, свидетельствующие об открытии расчётного счёта.
  • Печать организации с подписями также является отдельным важным документом.
  • Карточки подписей.

Внимание! Все вышеперечисленные бумаги появляются в момент открытия товарищества собственников жилья и начала его функционирования. Именно эти бумаги дают старт удачному осуществлению ТСЖ своих непосредственных функций.

Но вышеперечисленные бумаги далеко не исчерпывающий список. Все документы, которые хранятся в торганизации можно подразделить на несколько важных групп.

  1. В первую очередь — это акты на многоквартирный дом.
  2. Гражданско-правовые договоры.
  3. Кадровые.
  4. Локальные акты, которые были приняты в тсж и обязательны к исполнению так же.
  5. Финансово-бухгалтерские бумаги.
  6. Иные акты, которые также представляют ценность для действия товарищества.

Обязательные

К обязательным документам относят бумаги на многоквартирный дом. Ведь невозможно осуществлять деятельность по управлению постройкой, не зная технических особенностей здания.

  • Итак, к документам на МКД относят техническую и иную документацию, которая предусмотрена законодательством и свидетельствует о приемке работ, результатах осмотра коммуникаций, кадастровый план, план земельного участка, выписка из Росреестра, а также иные справки, которые свидетельствуют о состоянии объекта недвижимости.
  • Обязательным документом является Реестр членов товарищества, обязанность вести который содержится в статье 138 Жилищного Кодекса.
  • Так как по факту своей деятельности товарищество собственников жилья тесно контактирует с различными ресурсообеспечивающими организациями и компаниями, которые оказывают те или иные услуги, к этой категории относят гражданско-правовые договоры. Это договор с кредитными организациями, договор с юристами, подрядчиками, поставщиками услуг, договоры на аварийно-диспетчерское обслуживание.

Перечень обязательных бумаг содержит и кадровые документы. Это:

  1. Штатное расписание.
  2. Должностные инструкции.
  3. Приказы.
  4. Трудовые книжки.
  5. Карточки сотрудников с личными делами.
  6. Персональные данные.
  7. Графики отпускного режима.
  8. Трудовые договоры.
  9. Свидетельствующие об исполнении требований охраны труда.
  10. Табель рабочего времени.
  11. Ведомости, а также иные документы, которые связаны с графиком работы граждан.

Справка! На протяжении всей своей работы ТСЖ принимает различные локальные акты.

Они обязательны к исполнению сотрудниками организации, а также жильцами многоквартирного дома. Примером локальных актов могут служить:

  • правила внутреннего распорядка;
  • положение о соответствующей оплате трудовой деятельности;
  • инструкция по осуществлению делопроизводства;
  • порядок использования и хранения персональных данных сотрудников ТСЖ, а также иные приказы.

Бумаги, которые относятся к бухгалтерии также обязательны к хранению в ТСЖ в особом порядке. К финансовым бухгалтерским документам относят:

Дополнительные или иные документы, которые могут содержаться в товариществе собственников жилья необязательны к предоставлению аудиторской проверке, администрации или же самим собственникам жилья. Сотрудники товарищества самостоятельно принимают решения о необходимости наличия таких бумаг. И всё же, если они есть, это большой плюс для товарищества.

К иным документам относят:

  • Журнал учета актов, которые поступили в ТСЖ, или, наоборот, были переданы из него.
  • Журнал регистрации фактов.
  • Журнал учета движения материальных средств.
  • Книга учета актов, которые имеются на балансе ТСЖ.
  • Журнал, который регистрирует количество жалоб и дату жалобы, а также лицо, которое подаёт.
  • Журнал регистрации актов, которые были выданы на ознакомление собственникам помещений. Существуют и иные документы, которые могут быть введены в ТСЖ в необязательном порядке.

Кто отвечает за документооборот?

При наличии в штате товарищества собственников жилья бухгалтера, необходимость документооборота, составления бумаг, а также классификации лежит на нём. Большие товарищества собственников жилья, которые обслуживают огромные многоэтажные комплексы могут содержать в штате кадровика, который также будет ответственен за документооборот.

Если же речь идет о небольшом, стандартном объединении владельцев, то в таком случае ответственность за документооборот лежит на правлении и председателе.

Важно! В любом случае необходимость и ответственность за сохранность и составление тех или иных бумаг прописана в уставе организации.

Товарищество собственников жилья обязано ознакомить граждан с документами, которые отвечают за деятельность функционирования этого юридического лица.

А также организация собственников жилья передаёт отчётную документацию в офис администрации, на учёте которой числится это юридическое лицо.

Документы передаются в налоговую инспекцию для того, чтобы проследить, насколько исправно ТСЖ оплачивает налоги.

В случае если в отношении вашей организации-управленца было решено провести проверку, а инициатором является Жилищная инспекция или Прокуратура, то все документы, содержащиеся в офисе, обязательны для ознакомления сотрудниками правоохранительных органов или аудиторской комиссии.

Именно поэтому, если вы являетесь штатным сотрудником ТСЖ или возглавляете его, помните о том, что вся документация, в том числе и предоставляемая в различные контролирующие органы, всегда должна быть в идеальном состоянии, ведь в любой момент может нагрянуть проверка, результатом которой могут стать не самые приятные последствия. Отнеситесь со всей важностью к документообороту в товариществе собственников жилья. Ведь во многом, успешное функционирование данной организации зависит от аккуратности ее сотрудников, а также желания фиксировать всю работу в должном виде.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: 

+7 (499) 110-05-29 (Москва)

Это быстро и бесплатно!

Источник: http://svoe.guru/mnogokvartirnye-doma/upravlenie/tszh/dokumentatsiya-tszh

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2019 году

Сколько хранятся бухгалтерские документы в ТСЖС каждым днем архив данных любой организации возрастает. Некоторые документы имеют бессрочную информативную стоимость, а другие быстро теряют практическую ценность.

Как долго и какие документы нужно хранить, какой способ утилизации предусмотрен для отдельных типов документации? Эти и прочие вопросы четко рассмотрены и разъяснены существующим законодательством. Отбор документов, подлежащих государственному хранению, или установление сроков их сохранения происходит на основании данных экспертной оценки документов.

Общие сроки сохранения документации

Для разного типа документации разработаны определенные сроки хранения:

  • временный – до 10 лет;
  • долгосрочный – более 10 лет;
  • постоянный.

Стоимость лицензии на такси в Москве

Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях). После переходят в раздел архивных документов.

Период сохранения данных не зависит от носителя информации (электронный, бумажный). На ценность документа влияет содержащаяся в нем информация.

Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела. Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах (или против) государства, общества, науки, отдельных лиц и пр.

Основные цели проводимой экспертизы ценности документов

В делопроизводстве организации или предприятия, в государственных архивах не обойтись без специализированной экспертной оценки документов.

Основная цель экспертизы:

  1. Определение или изменение срока дальнейшего хранения документа.
  2. Отбор документов, подлежащих уничтожению, которые не несут ценности или практическое содержание информации в них утратило актуальность.
  3. Определение периода хранения документов, которые не несут научной или исторической ценности, но обладают практическим значением.
  4. Оценка документации, имеющей:
    • политическую;
    • хозяйственную;
    • научную;
    • культурную и пр. ценность
  • Вопросы хранения, укомплектования, учета и дальнейшего назначения документов регулирует Закон об архивном деле.
  • Сколько стоит в Москве единый проездной
  • В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр.
Читайте также:  Переплата по жкх как вернуть деньги наликом

I и IV разделы

Из установленного перечня оживленный интерес вызывают I и IV разделы. Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны. Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления.

Учет кадровых документов (I)

Сохранению подлежат подлинники и копии кадровых документов организации.

Период сохранения документации:

  1. 1 год:
    • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
    • данные лиц, не принятых на работу;
    • графики предоставленных отпусков.
  2. 3 года:
    • учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
    • записи о трудовой дисциплине;
  3. 5 лет:
    • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
    • выписки по улучшению условий и охраны труда;
    • документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
    • данные о командировках;
  4. 75 лет:
    • характеристики и личные карточки сотрудников;
    • трудовые договоры работников;
  5. 50 лет (до востребования владельцем):
    • личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
  6. Постоянно:
    • коллективные договоры;
    • личные дела руководителей.

Бухгалтерские документы(IV)

К документам бухгалтерского учета государственной структуры применяют отдельные условия и сроки хранения.

Первичная документация, данные учетных регистров, балансы, отчеты после обработки обязательно хранятся в специальном помещении (закрытом шкафу) до перевода их в архив организации. Бланки строгой отчетности хранят в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за сохранность дел несет лицо, уполномоченное главным бухгалтером.

  1. В случае утери, порчи, несанкционированной передачи бухгалтерских документов руководитель предприятия обязательно уведомляет правоохранительные органы.
  2. Изъятие (тем более уничтожение) документации происходит согласно требованиям, установленным действующим законодательством.
  3. Общепринятые периоды хранения:
  • первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
  • кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
  • расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).
  • Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период.
  • Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия.
  • Сроки оплаты патентов для ИП
  • Развернутые данные, касающиеся каждого пункта перечня типовых документов можно детально рассмотреть в сформированной и утвержденной таблице.
Вид документа Срок хранения Примечание
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним:
по основной деятельности постоянно присланные для сведения – до минования надобности
по личному составу 75 лет ЭПК. О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 лет
по административно-хозяйственным вопросам 5 лет
Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним:
сводные годовые постоянно
годовые постоянно
квартальные 5 лет при отсутствии годовых – постоянно
месячные 1 год при отсутствии квартальных – постоянно
передаточные, разделительные,
ликвидационные балансы;
приложения, пояснительные записки
к ним
постоянно
аналитические документы (таблицы,
записки, доклады) к годовым
балансам и отчетам
Постоянно
переписка об утверждении и
уточнении балансов и отчетов
5 лет
документы (протоколы, акты,
заключения) о рассмотрении и
утверждении балансов и отчетов
постоянно квартальные — 5 лет
сообщения (свидетельства) о
постановке на учет в налоговых
органах
5 лет после снятия с учета
отчеты по перечислению денежных
сумм по государственному и
негосударственному страхованию
(пенсионному, медицинскому,
социальному, занятости)
постоянно
Отчеты по налогам:
годовые постоянно
квартальные 5 лет при отсутствии годовых – постоянно
месячные 1 год при отсутствии квартальных – 5 лет
документы (расчеты, справки,
таблицы, сведения) о начисленных
и перечисленных суммах налогов в
бюджеты всех уровней.
Переписка о разногласиях по
вопросам налогообложения,
взимания акцизных и других сборов
5 лет ЭПК
документы (расчеты, сведения,
заявления, решения, списки,
ведомости, переписка) об
освобождении от оплаты по
налогам, предоставлении льгот,
кредитов, отсрочек уплаты или
отказе в ней по налогам, акцизным
и другим сборам
5 лет ЭПК
документы о зачислении налоговых
поступлений в бюджеты разного
уровня и во внебюджетные фонды,
задолженности по ним
5 лет
Отчеты об исполнении сметы расходов:
сводные годовые Постоянно
годовые Постоянно
квартальные 5 лет при отсутствии годовых – постоянно
Иная документация по ведению производственно-хозяйственной деятельности
синтетические, аналитические,
материальные счета бухгалтерского
учета
5 лет
документы (планы, отчеты,
протоколы, акты, справки,
докладные записки, переписка) о
проведении документальных ревизий
финансово-хозяйственной
деятельности,
контрольно-ревизионной работе, в
том числе проверке кассы,
правильности взимания налогов и
др.
5 лет в случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
бухгалтерские учетные регистры
(главная книга, журналы-ордера
разработочные таблицы и др.)
5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
первичные документы и приложения
к ним, зафиксировавшие факт
совершения хозяйственной операции
и явившиеся основанием для
бухгалтерских записей (кассовые,
банковские документы, корешки
банковских чековых книжек,
ордера, табели, извещения банков
и переводные требования, акты о
приеме, сдаче, списании имущества
и материалов, квитанции, корешки
к ним, счета-фактуры, накладные
и авансовые отчеты и др.).
Документы о приеме выполненных
работ (акты, справки)
5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
документы (акты, сведения,
переписка) о взаимных расчетах и
перерасчетах между организациями
5 лет
переписка о
финансово-хозяйственной
деятельности (об учете фондов, о
наложении взысканий, штрафов,
приеме, сдаче, списании
материальных ценностей и др.)
переписка о выдаче и возврате
ссуд
5 лет
документы (справки, акты,
обязательства, переписка) о
дебиторской и кредиторской
задолженности, недостачах,
растратах, хищениях
5 лет
гарантийные письма 5 лет
документы (протоколы, акты,
расчеты, заключения) о переоценке
основных фондов, определении
износа основных средств, оценке
стоимости имущества организации
постоянно
документы (заявления,
распоряжения, справки-графики,
акты) об оплате, размене,
приеме-передаче векселей
постоянно
договоры, соглашения (кредитные,
хозяйственные, операционные),
договоры имущественного
страхования, с аудиторами
(аудиторскими фирмами)
5 лет после истечения срока действия договора (соглашения). ЭПК
договоры о материальной ответственности 5 лет после увольнения материально-ответственного лица
документы (протоколы заседаний
инвентаризационных комиссий,
ведомости) об инвентаризации
основных средств, имущества,
зданий и сооружений,
товарно-материальных ценностей
5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения
документы (счета, справки,
переписка и др.) по финансовым
вопросам благотворительной
деятельности
5 лет ЭПК
По учету кадров, оплаты труда и т.п.
лицевые счета работников 75 лет ЭПК
положения о премировании работников 5 лет ЭПК. Эти документы хранятся пять лет после замены новыми
документы (сводные расчетные
(расчетно-платежные) ведомости
(табуляграммы) на выдачу
заработной платы, пособий,
гонораров, материальной помощи и
др. выплат; доверенности на
получение денежных сумм и
товарно-материальных ценностей, в
том числе аннулированные
доверенности)
5 лет Срок хранения 5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел — сохраняются до вынесения окончательного решения. При
отсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет
переписка о выплате заработной
платы;
сведения, справки о совокупном
доходе работников за год и уплате
налогов;
сведения об учете фондов, лимитов
заработной платы и контроле за их
распределением, о расчетах по
перерасходу и задолженности по
заработной плате, об удержании из
заработной платы, из средств
социального страхования, о
выплате отпускных и выходных
пособий;
документы (копии отчетов,
заявления, списки работников,
справки, выписки из протоколов,
заключения) о выплате пособий,
оплате листков нетрудоспособности
5 лет
документы (заявления, решения,
справки, переписка) об оплате
учебных отпусков
до минования надобности, но не менее 5 лет
Книги, журналы, карточки учета:
ценных бумаг постоянно
основных средств (зданий, сооружений) 5 лет после ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии)
приходно-расходных кассовых
документов (счетов, платежных
поручений)
5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
хозяйственного имущества;
вспомогательные, контрольные
(транспортные, грузовые, весовые
и др.)
5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
депонированной заработной
платы
5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
реализации товаров, работ,
услуг, облагаемых и не облагаемых
налогом на добавленную стоимость
5 лет с даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)
депонентов по депозитным
суммам; доверенностей
5 лет с даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)

На нашем сайте вы можете получить совершенно бесплатно консультацию профессионального юриста!

Источник: http://FinBazis.ru/tablica-srokov-xraneniya-dokumentov-v-organizaciyax/

Сроки хранения документов в таблице

Сроки хранения документов установлены в Налоговом кодексе РФ, Федеральных законах от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ, а также в перечне «первички», утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Рассмотрим, какие бумаги нужно держать в архиве, а какие уже можно уничтожить.

Приведем сроки хранения документов в таблице.

Cм. также статью «Сроки хранения документов в организации в 2017 году«.

Сколько лет хранить документы по налогам и бух.учету

Компании и ИП должны хранить бухгалтерские и налоговые документы, которые подтверждают доходы, расходы и сумму исчисленного налога, должны 4 года. Такой срок установлен подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ. Более длительный срок хранения – 5 лет – предусмотрен Перечнем для всей «первички» (п. 362).

Чтобы избежать недоразумений и претензий контролеров, лучше ориентироваться на более длительный срок.

Читайте также:  Законно ли отключение горячей воды в многоквартирном доме за долги

В таблице ниже приведены отдельные документы, для которых установлены особые сроки хранения.

Таблица: Сроки хранения бухгалтерских документов в организации в 2017 году

Скачать таблицу со сроками хранения бухгалтерских документов в Word >>

Вид документа Срок хранения 
Регистры налогового учета, налоговые декларации, налоговые расчеты по авансовым платежам, справки по форме 2-НДФЛ и т. д 5 лет после окончания периода, за который они составлены
Договоры и соглашения по сделкам, первичные документы
Акты сверок
Документы, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды (расчет по взносам, больничные листы, платежные поручения на перечисление взносов) В течение шести лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления взносов и составления отчетности
Кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты (например, расчетно-платежные ведомости по форме № Т-49) В течение пяти лет после окончания года, в котором составлены данные документы. При отсутствии лицевых счетов по форме № Т-54 кассовые документы, связанные с выплатой зарплаты, необходимо хранить 75 лет
Годовая бухгалтерская отчетность, бухгалтерская отчетность по МСФО Постоянно, то есть в течение всего срока существования компании
Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН
Учетная политика 5 лет после окончания года, в котором она использовалась для составления бухгалтерской отчетности
Регистры бухгалтерского учета (главная книга, различные журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.) 5 лет
Первичные документы, которые подтверждают понесенные убытки Плательщики налога на прибыль обязаны хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков. Аналогичный срок предусмотрен для «упрощенцев» с объектом доходы минус расходы, для субъектов, применяющих ЕСХН. А также плательщиков НДФЛ в отношении операций с ценными бумагами и финансовыми инструментами срочных сделок
Документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества (например, договоры купли-продажи) В течение четырех лет после окончания отчетного периода, в котором было завершено начисление амортизации в налоговом учете (в том числе в случае ликвидации или продажи
Документы, обосновывающие списание безнадежной дебиторской задолженности (например, договоры с контрагентами, платежные поручения) В течение четырех лет после того периода, в котором дебиторская задолженность была признана безнадежной. Если течение срока исковой давности прерывалось и этот срок начался заново, то срок хранения документов продлевается

Как долго хранить кадровые документы

В 2016 году законодатели сократили срок хранения документов по личному составу (федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ). К ним относятся трудовые и гражданско-правовые договоры, личные карточки. А еще — невостребованные подлинники трудовых книжек, дипломов, аттестатов, свидетельств, удостоверений.

Все эти бумаги, оформленные начиная с 2003 года, теперь можно хранить не 75 лет, как раньше, а 50 лет. А вот сроки хранения документов личного состава, оформленных раньше 2003 года, остались прежними — 75 лет.

Что касается иных кадровых бумаг, то их хранить можно значительно меньше. Мы привели сроки хранения документов в таблице ниже.

Вид документа Сроки хранения
Коллективные договоры Не менее 10 лет (присланные для сведения — до минования надобности)
Табели (графики), журналы учета рабочего времени 5 лет (при тяжелых и опасных условиях труда — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Документы о премировании 5 лет
Штатные расписания и изменения к ним Постоянно
Личные дела 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года
Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел
Личные карточки работников
Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребования (невостребованные — 50 лет; 75 лет, если оформлены до 2003 года)
Графики предоставления отпусков 1 год после окончания его действия

Как считать сроки хранения документов, и когда они увеличиваются

Срок хранения документов надо отсчитывать с момента окончания периода, в котором организация использовала документ. А не с того дня, когда документ был оформлен.

Пример. Сотрудник уволился 20 марта 2017 года. До какой даты должна храниться его личная карточка?

Допустим, личная карточка была оформлена после 2003 года. Тогда хранить ее надо 50 лет. Отсчитывать срока надо с 1 января 2018 года. То есть хранить карточку компания должна до 31 декабря 2068 года.

Особое правило установлено для случая, когда в компании началась выездная проверка. Если на момент, когда налоговики начали такую ревизию, срок хранения документов не истек, компания должна обеспечить их сохранность в течение всей проверки. Такое мнение высказывают судьи (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 4 июля 2012 г. по делу № А33-5433/2011).

Допустим, срок хранения каких-то бумаг истекает в апреле 2017 года. Но в марте в компании началась выездная ревизия. Значит, пока проверка не кончится, уничтожать эти документы нельзя.

Что грозит компании, если нарушить сроки хранения документов

Выше мы рассказали, какие документы нужно хранить, привели сроки хранения документов в таблице. Теперь поговорим о штрафах.

Если компания избавится от бумаг раньше положенного срока, то инспекторы могут снять расходы или вычеты НДС, поскольку они не подтверждены документами. В результате организации будут доначислены налоги, пени и штраф. Либо инспекторы могут определить суммы налогов к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ). А это также может привести к пеням и штрафам.

Кроме того, за отсутствие первичных документов налоговики могут оштрафовать компанию на сумму 10 000 или 30 000 руб. (ст. 120 НК РФ).

Кстати, законом предусмотрены штрафы и за непредставление документов, чей срок хранения не истек. Для удобства мы представили их в таблице ниже.

Куда не представлен документ Штраф для организации Штраф для должностного лица
ИФНС 200 руб. за каждый непредставленный документ От 300 до 500 руб.
ФСС или ПФР 200 руб. за каждый непредставленный документ От 300 до 500 руб.
Трудовая инспекция От 30 000 до 50 000 руб.  От 1 000 до 5 000 руб.

Как избавиться от старых документов

Источник: http://7267507.ru/?page_id=3885

Сколько должен храниться журнал заявок в тсж

Сколько должен храниться журнал заявок в тсж

Два промежуточных акта об исполнении данного договора могут быть зарегистрированы под № 155У/2013-1 и № 155У/2013-2. А окончательный акт об исполнении данного договора тогда будет с № 155У/2013-3. Акты об исполнении договоров хранятся в течение тех же сроков, что установлены для соответствующих договоров по виду сделки (причем необходимо хранить и промежуточные акты об этапах расчетов по договору), т.к.

Пожалуй, начну отвечать со второй части вопроса. Каждая организация должна самостоятельно установить и порядок работы с договорами, и систему их регистрации с учетом идентификации актов об исполнении договоров, закрепляя эти правила в отдельно утверждаемом регламенте договорной работы.

ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2018 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2022 года.

  • Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем.
  • Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).
  • Срок хранения документов в управляющей компании жкх за проделанные работы по дому.

Сроки хранения документов в сфере жилищно-коммунального хозяйства

А специалистам ЖКХ рекомендуем составлять акты по типовому формуляру акта как документа, который составляется несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия.

Сколько хранится журнал заявок в тсж за прошлый год

Правительства РФ от 21.06.2016 N 564 Теплоснабжающие организации, теплосетевые организации п. СД на распоряжение имуществом, составляющим инвестиционные резервы АИФ, или имуществом, составляющим ПИФ, в том числе:

  • копии подписанных СД распоряжений о перечислении или выдаче денежных средств с банковского счета;
  • копии подписанных СД поручений о передаче ЦБ, составляющих инвестиционные резервы АИФ или ПИФ, учет прав на которые не осуществляется СД;
  • копии подписанных СД договоров, на основании которых осуществляется распоряжение недвижимым имуществом и правами на недвижимое имущество, составляющими инвестиционные резервы АИФ или ПИФ;
  • копии иных подписанных СД документов, предусматривающих согласие СД на совершение сделок с имуществом, составляющим инвестиционные резервы АИФ, или имуществом, составляющим ПИФ.

Нормативно срок не установлен.

Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.

Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале .

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке.

  • дата;
  • индекс;
  • контрагент;
  • вид сделки (краткое содержание);
  • сумма (условия оплаты);
  • исполнитель (структурное подразделение-инициатор);
  • акт:
    • промежуточный (дата, индекс),
    • окончательный (дата, индекс).
Читайте также:  Как платить за коммунальные услуги через интернет в беларуси приорбанк

В системах электронного документооборота принадлежность актов об исполнении к заключенным договорам в пределах каждого их документопотока обеспечивает механизм «связанные» документы.

Сообщество «жкх: открытая трибуна»

Сроки хранения документов в коммерческих организациях устанавливаются различными нормативными документами.

Если у ТСЖ отсутствуют такие документы, то их можно привлечь к административной ответственности согласно ст.7.22 КоАП РФ нарушение правил содержания и ремонта жилых домов.

Существует перечень сроков хранения документации Министерства культуры РФ от 25.08.2010г № 558

Срок хранения бухгалтерских документов в организации.

Зачем хранить бухгалтерские документы

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность.

Структура оклада.

Структура оклада включает его постоянные составляющие и вычет из них (основная часть, подоходный налог, премия), а также плавающие суммы (выплаты компенсаций, поощрений и индивидуальные надбавки).

Отчеты

Отчёты в жилищных кооперативах представляют собой информационные сводки о финансовом состоянии ЖСК за определённый период времени, включая отражение разницы между планируемыми финансовыми операциями за отчётный период и фактически осуществлёнными.

Деятельность жилкооператива и его правления подотчётна следующим структурам:

  • Органы жилконтроля.
  • Органы налоговой службы и прокуратуры.
  • Члены ревизионной комиссии.
  • Комиссии, созданные пайщиками.

Чтобы правильно сформировать отчёты в надзорные органы, правление может заказать предварительный аудит в специальной фирме.

  • 7.7. «Инженерно-консультационные услуги» (по ст. 1055 экспертные заключения и акты по договорам на оказание инженерно-консультационных услуг также должны храниться постоянно).

В заключение хочется пожелать Минрегионразвития России реализовать системный подход к регламентации процессов управления в сфере ЖКХ, включая утверждение примерных форм документов, основных требований к их оформлению, установлению сроков их хранения и ответственности за обеспечение сохранности, как того требуют концепция управления документами и соответствующий ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007.

Сроки хранения документов в сфере жилищно-коммунального хозяйства

Придомовая территория является собственностью жильцов дома, они обязаны за нее платить (Постановление Правительства № 491).

Специалистам по управлению документами известны действующие в настоящее время:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 ;
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182 .

Они охватывают виды и разновидности документов, образующихся во всех отраслевых системах, безотносительно к их хозяйственной специфике, т.е.

Источник: http://comphelp64.ru/skolko-dolzhen-hranitsya-zhurnal-zayavok-v-tszh

Документы — Сроки хранения документов

Неверный логин либо пароль.

  • Приложение N4
  • к учетной политике
  • Сроки хранения документов
  • (Извлечение из Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6октября 2000 года)
Вид документа Срок хранения Примечание
1 2 3
Бухгалтерские балансы и отчеты;
документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним:
а) сводные годовые Постоянно
б) годовые Постоянно
в) квартальные 5 лет При отсутствии годовых – постоянно
г) месячные 1 год При отсутствии квартальных — постоянно
Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов Постоянно Квартальные – 5 лет
Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах 5 лет после снятия с учета
Отчеты по налогам:
а) годовые Постоянно
б) квартальные 5 лет При отсутствии годовых – постоянно
в) месячные 1 год При отсутствии квартальных – 5 лет
Отчеты об исполнении сметы расходов:
а) сводные годовые Постоянно
б) годовые Постоянно
в) квартальные 5 лет При отсутствии годовых — постоянно
Синтетические, аналитические материальные счета бухгалтерского учета 5 лет
Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.), оборотные ведомости 5 лет При условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения.
Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственных операций и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.). Документы о приеме выполненных работ (акты, справки). 5 лет При условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения.
Лицевые счета работников 75 лет
Документы о получении заработной платы и других выплат (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий , гонораров, материальной помощи и других выплат; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности). 5 лет Срок хранения 5 лет при условии завершения ревизии (проверки). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения. При отсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет.
Книги, журналы, карточки учета:
а) ценных бумаг Постоянно
б) основных средств (зданий, сооружений) 5 лет после ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии)
в) приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) 5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
г) хозяйственного имущества 5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
д) вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.) 5 лет при условии завершения проверки (ревизии)
е) депонированной заработной платы 5 лет при условии завершения проверки (ревизии)

Источник: http://www.mycondo.ru/handbook/documents/25

Новый срок хранения банковских документов в организации в 2019 году

Банковские документы организация должна хранить пять лет. Рассмотрим подробнее, какие документы называются банковские.

Срок хранения банковских документов

В любой организации в течение хозяйственной деятельности скапливается достаточно большое количество банковских документов, а именно:

  1. банковские выписки;
  2. платежные поручения;
  3. банковские ордера;
  4. банковские извещения;
  5. требования о переводе и др.

Срок хранения для всех этих документов составляет 5 лет после истечения года их последнего использования (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Такой же срок — 5 лет — предусмотрен для электронных систем документооборота между банком и организацией, включая банк-клиент.

Таблица со сроками хранения документов в организации

Чтобы вам было проще ориентироватьcя в сроках, мы составили таблицу.

Наименование документа

Срок

Пункт Перечня*

Годовая бухгалтерская отчетность Постоянно 351
Квартальная бухгалтерская отчетность 5 лет. При отсутствии годовых — постоянно 351
Месячная бухгалтерская отчетность 1 год. При отсутствии годовых и квартальных — постоянно 351
Передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним Постоянно 353
Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности 5 лет 354
  • Отчеты по субсидиям, субвенциям, полученным из бюджетов:
  • 1) годовые
  • 2) полугодовые, квартальные
Постоянно
5 лет
357
Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) 5 лет 360
Регистры бухгалтерского учета 5 лет — при условии проведения проверки 361
Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, авансовые отчеты и др.) 5 лет — при условии проведения проверки 362
Счета-фактур, декларации, расчеты 4 года 368
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов 5 лет после замены новыми 380
Заявления, распоряжения, справки-графики, акты об оплате, размене, приеме-передаче векселей 5 лет 387
Справки, акты, обязательства, переписка о недостачах, растратах, хищениях 5 лет 410
Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации товарно-материальных ценностей (движимом имуществе) 5 лет — при условии проведения проверки 427
Протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации прочих активов и обязательств, а также инвентаризационные описи ликвидационных комиссий Постоянно 427 , 428
Книги, журналы, карточки учета основных средств 5 лет после ликвидации основных средств — при условии проведения проверки 459
Книги, журналы, карточки учета договоров и актов о приеме-передаче имущества Постоянно 459
Книги, журналы, карточки учета приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений) 5 лет — при условии проведения проверки 459
Книги, журналы, карточки учета подотчетных лиц 5 лет 459
Документы по личному составу, созданные до 2003 года 
К таким документам относятся:

  1. приказы (распоряжения) о приеме на работу, увольнении с работы, переводе на другую должность, предоставлении отпуска, о командировках;
  2. письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их выполнении и производимых отчислениях страховых взносов;
  3. акты о приеме работ, выполненных по трудовому договору (контракту);
  4. личные карточки формы Т-2;
  5. табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
Не менее 75 лет со дня создания

Источник: https://www.26-2.ru/art/351494-srok-hraneniya-bankovskih-dokumentov

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector